OutlookでスキャンデータをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

■概要

Outlookに届く請求書や申込書などのスキャンデータ、その都度ファイルを開いて内容を確認し、Google スプレッドシートへ手入力していませんか？この作業は時間がかかる上に、転記ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付された画像やPDFからAIが文字情報を自動で読み取り、Google スプレッドシートへデータを追加する一連の流れを自動化し、こうした課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookに届くスキャンデータを手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
• 請求書や申込書などの書類を扱う業務で、入力ミスや作業漏れを減らしたい方
• OCRを活用した書類のデータ化に関心があり、業務効率化を進めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信からGoogle スプレッドシートへのデータ追加までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 人の手によるデータ転記が不要になるため、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと、「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
4. 次に、AIの「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
5. 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIで読み取ったテキストデータを指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI（OCR）の「画像・PDFから文字を読み取る」オペレーションでは、読み取りたいテキスト情報の抽出条件を任意で設定することが可能です。これにより、様々なフォーマットの書類に対応できます。
• Google スプレッドシートの「レコードを追加する」オペレーションでは、AIが読み取ったどのデータをどの列に格納するかを任意で設定してください。

■注意事項

• ‍‍Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。