■概要
Outlookで受信する重要なメールの内容を、一つひとつ確認してNotionに転記するのは手間がかかっていませんか？手作業でのコピー＆ペーストは、情報の見落としや転記ミスの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をトリガーにAIが自動で内容を要約してNotionへ追加するため、こうした情報管理の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとNotionで情報管理を行っており、手作業での転記に手間を感じている方
- 日々多くのメールを受信するため、内容の把握や要約作業に時間を取られている方
- Notionを情報共有ハブとして活用し、メール内容の共有を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からNotionへの記録までが自動化され、手作業での転記や要約にかかる時間を短縮します。
- 手動でのコピー＆ペーストによる転記ミスや、情報の抜け漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとNotionをYoomと連携します。
- トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定することで、特定のメール受信をフローボット起動のきっかけにします。
- オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、トリガーで取得したメール本文の内容を要約します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、指定のデータベースにメールの件名や要約結果などを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「要約する」アクションでは、要約対象の文章としてOutlookから取得したメール本文などを変数として指定し、要約の文字数や形式といった条件もカスタマイズが可能です。
- Notionの「レコードを追加する」アクションでは、情報を追加したいデータベースを任意で選択できます。また、各項目には固定のテキストを入力したり、Outlookの件名やAIの要約結果といった前段の情報を変数として埋め込んだりできます。
■注意事項
- NotionとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 - Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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