Outlookでメールを受信したら、AIで重要度を振り分けてMicrosoft Excelに追加する
Outlookでメールを受信したら、AIで重要度を振り分けてMicrosoft Excelに追加する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Outlook
と
Microsoft Excel
を自動連携できます。
■概要
Outlookに日々届く多くのメールの中から、重要な情報を手作業でMicrosoft Excelに転記する作業は、時間がかかる上にミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、受信したメールの内容をAIが自動で解析し、重要度を振り分けた上でMicrosoft Excelに情報を追加する一連の流れを自動化できます。これにより、手作業による手間や見落としをなくし、効率的な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookでのメール対応やMicrosoft Excelへの情報転記に多くの時間を費やしている方
- AIを活用してメールの重要度を自動で判断し、タスクの優先順位付けを効率化したい方
- 手作業による情報入力のミスや対応漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで受信したメールをAIが自動で処理しMicrosoft Excelへ追加するため、手作業での確認や転記作業にかかっていた時間を短縮することができます。
- メールの重要度判断からMicrosoft Excelへのデータ追加までを自動化することで、転記ミスや対応漏れといった人為的なエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでAI機能の「テキスト生成」を設定し、受信したメール内容から重要度を判定させます。
- さらに、オペレーションで「進行先を切り替える」を設定し、AIが判定した重要度に応じて処理を分岐させます。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」を設定し、メール情報とAIの判定結果を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Excelにレコードを追加するアクションでは、どのファイルやシートに情報を追加するかを任意で設定できます。
- 追加するレコードの各項目には、固定のテキストを入力するだけでなく、トリガーで受信したメールの件名や本文、AIが生成したテキストなどを変数として埋め込むことが可能です。
■注意事項
- Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 「進行先を切り替える」はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
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