■概要
Microsoft Teamsに送られてくる請求書や申込書などのスキャンデータ、その内容を確認してGoogle スプレッドシートに一件ずつ手入力していませんか？
こうした定型的なデータ入力作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスも発生しがちです。
このワークフローを活用することで、Microsoft Teamsへのファイル投稿をきっかけに、OCR機能がファイル内容を自動で読み取り、Google スプレッドシートへ情報を追加します。
手作業によるデータ転記から解放され、業務の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsで受領した請求書などを手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
- スキャンデータの目視確認や手入力による、入力漏れやミスをなくしたいと考えている方
- 紙媒体の情報管理をデジタル化し、データ入力業務そのものを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsに投稿されたファイルを自動で読み取り転記するため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記をなくすことで、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メッセージにファイルが添付されている場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、メッセージに添付されたファイルをダウンロードするアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、ダウンロードしたファイルから必要なテキスト情報を抽出します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるアプリは、Microsoft Teamsの代わりにSlackやChatworkなどの他のチャットツールに変更しても同様のワークフローを構築できます。
- 分岐アクションでは、ファイル添付の有無だけでなく、メッセージに特定のキーワードが含まれている場合など、任意の値や条件を設定できます。
- OCR機能で読み取る項目は、請求書の日付や金額、会社名など、読み取りたいファイルの種類に応じて任意で設定してください。
- Google スプレッドシートのアクションでは、データを追加したいスプレッドシートのIDやシート名、どのカラムにどの情報を追加するかなどを任意で設定します。
■注意事項
- Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
- フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 - Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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