Gmailで送信された社内資料をOCRで読み取りAIで要約した後、Slackに通知する

■概要

Gmailで受信した社内資料の内容を確認し、AIで要約してチームに共有する、といった一連の作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、特定のGmailを受信すると添付ファイルを自動でOCR処理し、AIが内容を要約、その結果をSlackに通知する作業を自動化します。手作業による情報共有の遅れや漏れを防ぎ、業務の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受け取る報告書や議事録などの内容確認と共有に時間を要している方
• 添付ファイルの情報を迅速にチームへ展開する必要があるマネージャーやリーダーの方
• 手作業による情報共有の抜け漏れを防ぎ、業務プロセスを改善したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• メールの確認から資料の読み取り、共有までが自動化され、これまで手作業で行っていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• 担当者による確認漏れや共有忘れといったヒューマンエラーをなくし、安定した情報共有フローを構築できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Gmail、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションで分岐処理を設定し、添付ファイルの有無などでその後の処理を分けます。
4. オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、メールの添付ファイルを保存します。
5. その後、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、アップロードしたファイルからテキストを抽出します。
6. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を記録します。

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能はミニプラン以上でご利用いただける機能（オペレーション）です。フリープランの場合は、設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションや、「同じ処理を繰り返す」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプランではエラーとなります。
• ミニプラン、チームプラン、サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、今回ご紹介したような制限対象の機能（オペレーション）も自由にお試しいただけます。