■概要
Dropboxにアップロードされる社内資料や議事録、報告書などの内容を都度確認し、要約を作成して関係者に共有する作業は、情報共有の迅速化に繋がる一方で手間のかかる業務ではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Dropboxにファイルがアップロードされるだけで、OCRによる文字情報の読み取りからAIによる要約、Slackへの通知までを自動化でき、こうした情報共有のプロセスを効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxに保存された書類の内容確認と要約作成を手作業で行っている方
- 紙媒体の資料をスキャンして共有することが多く、内容のテキスト化に手間を感じている方
- チーム内の情報共有のスピードと質を向上させたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 資料のアップロードから要約、通知までが自動化されるため、これまで手作業での確認や入力に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業による内容の読み間違いや要約の抜け漏れ、関係者への共有忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキストを指定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIが生成した要約を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダを任意で設定してください。
- OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでは、読み取りたい項目を任意で設定できます。
- AI機能の「要約する」アクションでは、要約対象のテキストとして、前のステップであるOCR機能で取得した値を選択してください。
- Slackへの通知メッセージには、前のステップであるAI機能で生成された要約結果の値を指定して、任意のチャンネルに送信してください。
■注意事項
- Slack、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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