Googleフォームから送信された社内資料をOCRで読み取りAIで要約した後、Slackに通知する

■概要

Googleフォームで社内資料や報告書を受け取った後、一つひとつファイルを開いて内容を確認し、要約を作成する作業に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付されたファイルをOCRでテキスト化し、AIが自動で要約を作成、その結果をSlackへ通知するまでの一連のプロセスを自動化し、情報共有を円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで収集した報告書や資料の確認・共有に時間がかかっている方
• 手作業での情報共有で、内容の要約や転記にミスが発生しがちなチームリーダーの方
• 情報収集から要約、共有までを自動化し、業務効率を改善したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信後のファイルダウンロードから要約、通知までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業での内容確認や転記が不要になるため、要約の抜け漏れや通知ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に含まれるファイルIDを指定します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 続いて、オペレーションでAI機能を設定し、OCR機能で抽出したテキストを要約します。
6. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIが生成した要約を特定のチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveでファイルをダウンロードする際、トリガーとなるGoogleフォームの回答から取得した値からファイルIDを選択してください。
• OCR機能のアクションでは、抽出する項目を任意で設定できます。
• Slackにメッセージを送るアクションでは、通知したいチャンネルやメンション先を任意で設定し、メッセージ本文にはAI機能によって生成された要約結果を通知します。

■注意事項

• Slack、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
  フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
  無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。