Outlookで送信された提案書をOCRで読み取りAIで要約した後、Discordに通知する

■概要

Outlookに届く提案書や見積書などの添付ファイルを、都度手作業で確認し内容を要約してチームに共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信すると、添付されたPDFや画像をOCR機能で自動で読み取り、AIが要約を作成してDiscordに通知します。これにより、重要書類の見落としを防ぎ、迅速な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで日々多くの提案書や資料を受け取る営業担当者や管理職の方
• 受け取った資料の内容を手作業で要約し、Discordでチームに共有している方
• 添付書類の確認漏れやチームへの共有遅れといった課題を解消したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookに届いた添付ファイルを自動で処理し要約、通知するため、手作業による確認や共有の手間を省き、時間を短縮することができます。
• 自動化によって、重要な提案書の確認漏れやチームへの共有遅れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の確実性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとDiscordをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
4. 続けて、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定し、前のステップで取得したファイルを指定します。
5. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでダウンロードしたファイルを指定します。
6. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「要約する」アクションでOCRによって抽出されたテキストを指定します。
7. 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、AIが作成した要約を任意のチャンネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、フローを起動するメールの条件として、特定のメールフォルダIDや起動間隔を任意で指定できます。
• 後続のOutlookオペレーションでは、トリガーで取得したメールIDやファイルIDを指定することで、処理対象の添付ファイルを特定します。
• OCR機能では、読み取り対象のファイルや抽出したい項目、使用するAIモデルや言語を自由に設定できます。
• AI機能の要約では、OCRで読み取ったテキストを対象に、希望する文字数や要約の条件、言語などを細かく設定できます。
• Discordへの通知設定では、メッセージを送信したいチャンネルIDを任意で指定できます。

■注意事項

• Discord、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。