Dropboxにアップロードされた提案書をOCRで読み取りAIで要約した後、Discordに通知する

■概要

Dropboxにアップロードされた提案書の内容を確認し、要点をまとめてチームに共有する作業は、重要ですが時間がかかる業務ではないでしょうか。各ツールを個別に操作していると、手間がかかるだけでなく、共有漏れといったミスが発生することもあります。このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイルアップロードを起点に、OCRによる文字起こしからAIでの要約、Discordへの通知までを自動化でき、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

Dropboxにアップロードされた提案書の確認・共有を手作業で行っている営業担当者の方
複数ツール間の連携がうまくいかず、情報共有の効率化に課題を感じているチームリーダーの方
OCRやAIを活用して、日々の定型業務を効率化したいと考えている業務改善担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

Dropboxへのファイルアップロードから要約、通知までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた情報共有の時間を短縮できます。
手作業による情報の転記や共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、重要な情報を正確かつ迅速にチームへ共有することが可能になります。

■フローボットの流れ

はじめに、DropboxとDiscordをYoomと連携します。
トリガーでDropboxを選択し、「指定のフォルダにファイルが追加されたら」といったアクションを設定します。
オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで追加されたファイルを取得します。
オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
オペレーションでAI機能を選択し、「要約する」アクションで抽出したテキストを要約します。
最後に、オペレーションでDiscordの「チャンネルにメッセージを送信する」アクションを設定し、要約した内容を指定のチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Dropboxのトリガー設定では、ワークフローの起動対象としたいフォルダのパスとフォルダ名を任意で設定してください。
Dropboxのオペレーションでは、ダウンロード対象のファイルが格納されているフォルダのパスとファイル名を指定します。
OCR機能のアクション設定では、ファイルの中からテキストを抽出したい範囲などを自由に指定することが可能です。
AI機能による要約では、文字数や文体、要約の形式といった条件を、目的に合わせて自由にカスタマイズできます。
Discordへの通知設定では、通知先のチャンネルIDを任意で指定できるほか、送信するメッセージ内容も自由に編集が可能です。

■注意事項

Discord、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。