■概要
Googleフォームで受け取った提案書の内容を確認し、要点をまとめてチームに共有する作業は、手作業では時間がかかり、対応の遅れに繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、添付された提案書をOCRでテキスト化し、AIが自動で要約を作成、指定のDiscordチャンネルに即座に通知するため、提案内容の迅速な把握と共有が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け取った提案書の内容確認や共有に手間を感じている方
- 提案書の要点を手作業でまとめており、業務を効率化したいと考えている方
- OCRやAIを活用して、情報共有のスピードを向上させたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信から内容の要約、共有までを自動化することで、手作業による確認や転記にかかっていた時間を短縮し、他の業務に集中できます。
- 担当者による要約の質のばらつきを防ぎ、常に一定の基準で情報を共有できるため、業務の標準化と迅速な意思決定に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、フォームに添付された提案書ファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「要約する」を設定し、OCRで読み取ったテキストを要約します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」を設定し、AIが作成した要約を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、フローを起動させたいフォームのIDや、トリガーの起動間隔を任意で設定してください。
- OCR機能では、ファイルの添付方法や抽出したい項目の指定、使用するAIモデルや言語を自由に設定できます。
- AI機能では、要約の文字数や「箇条書きで」といった条件、言語などを細かく設定することで、目的に応じた要約が作成できます。
- Discordへの通知設定では、メッセージを送りたいチャンネルのIDを任意で指定してください。
■注意事項
- Discord、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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