Googleフォームで回答があったら、請求書を作成してSlackに通知する

■概要

Googleフォームで受け付けた依頼情報を、手作業で請求書に転記し、都度Slackで関係者へ共有する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、時間がかかるだけでなく、転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答を起点として、Googleドキュメントでの請求書作成からSlackへの通知までを自動化し、これらの課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームの回答を基に、手作業で請求書を作成している経理や営業事務担当の方
• 請求書の作成から共有までのプロセスに時間がかかり、業務効率化を検討している方
• 手作業による請求書発行のミスをなくし、業務を標準化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答から請求書作成、Slack通知までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記が不要になるため、入力内容の誤りや共有漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google フォーム、Googleドキュメント、SlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォーム機能を選択し、Googleフォームで新しい回答があったらフローが起動するように設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、フォームの回答内容を差し込んで請求書を自動で作成するよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでSlackを選択し、作成された請求書の情報を指定のチャンネルに通知するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームでは、請求書に記載したい項目に合わせて、質問内容を自由にカスタマイズすることが可能です。
• Googleドキュメントでは、事前に作成した請求書の雛形に、フォームで受け付けたどの回答内容を反映させるかを設定できます。
• Slackへの通知アクションでは、通知先のチャンネル、メンションする宛先、メッセージの内容などを任意で設定できます。

■注意事項

• Google フォーム、Googleドキュメント、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133