Googleフォームで回答があったら、請求書を作成してOutlookに送信する

■概要

Googleフォームで受け付けた注文や依頼に対し、手作業で請求書を作成してOutlookで送信する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されたことをきっかけに、Googleドキュメントで請求書を自動で作成し、Outlookから指定の宛先に送信するまでの一連の流れを自動化できます。定型業務から解放され、より重要な業務に集中することが可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとOutlookを使い、請求書発行を手作業で行っている経理担当者の方
• 請求書の作成や送信にかかる時間を削減し、他のコア業務に集中したいと考えている方
• 手作業による請求内容の転記ミスや、送信漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答を起点に請求書の作成から送信までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• システムが自動で処理を行うため、請求金額や宛名などの転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google フォーム、Googleドキュメント、OutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、対象のGoogleフォームに新しい回答が送信されたらフローが起動するように設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、事前に用意した請求書の雛形にフォームの回答内容を差し込んで、新しい書類を作成するアクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、作成された請求書を添付して指定の宛先にメールを送信するアクションを設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームで設定する質問項目は自由にカスタマイズでき、請求書に記載したい情報に合わせて収集するデータを調整できます。
• Googleドキュメントで事前に作成する請求書の雛形は、自社のフォーマットに合わせてレイアウトやデザインを任意で設定できます。
• Outlookから送信するメールの宛先、件名、本文は、Googleフォームの回答内容を差し込むなど、動的な内容にカスタマイズできます。

■注意事項

• Google フォーム、Googleドキュメント、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。