フォームで送信されたファイルをOCRで読み取り、Asanaにタスクを追加する

■概要

フォームで受け取った請求書や申込書などのファイルを手作業で確認し、その内容をAsanaに転記する作業に手間を感じていませんか。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると同時に添付ファイルをOCRが自動で読み取りAsanaへタスクとして追加するため、一連の業務を効率化し正確性を高めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受信した書類の内容を、手作業でAsanaに転記している業務担当者の方
• 書類の確認やデータ入力における、入力漏れやミスの発生に課題を感じている方
• 定型的なタスク作成業務を自動化し、より重要な業務に時間を活用したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームにファイルが送信されると、自動でOCRが内容を読み取りAsanaにタスクが追加されるため手作業での転記時間を短縮できます。
• 手動でのデータ入力で起こりがちな転記ミスやタスクの作成漏れを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AsanaをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを設定し、ファイルのアップロード項目を含むフォームを作成します。
3. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームで受け取ったファイルを指定します。
4. 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を基にタスクを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーでは、テキスト入力やファイルのアップロードなど、業務に必要な項目を自由に設定してフォームを作成できます。
• OCR機能では、読み取るファイルの種類に応じて抽出したい特定のテキスト項目を任意で設定することが可能です。
• Asanaへのタスク追加では、任意のプロジェクトやセクションを選択でき、タスク名や説明文にはフォームやOCRで取得した情報を埋め込めます。

■注意事項‍

• AsanaとYoomを連携してください。
• OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。