フォームから送信されたファイルをGoogle Driveにアップロードし、管理用のドキュメントを更新する

■概要

定期的に発生するフォームからのファイル提出、その後のファイル保管や管理ドキュメントへの転記を手作業で行っていませんか。こうした定型的な作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの保存ミスや転記漏れなどのヒューマンエラーが発生しやすい業務でもあります。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると、添付されたファイルが自動でGoogle Driveにアップロードされ、Googleドキュメントの管理表に記録が追記されるため、一連の業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受け取ったファイルの管理に手間を感じている総務や営業事務担当の方
• Google DriveとGoogleドキュメントでファイル提出状況を管理しているチームリーダーの方
• 手作業によるファイル管理でのミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信を起点にファイル保存とドキュメント更新が自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
• ファイルの保存場所の間違いや、ドキュメントへの転記ミス・漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、業務の品質が向上します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を設定し、フォームが送信された際にフローが起動するようにします。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、フォームから送信されたファイルを指定のフォルダに格納します。
4. 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、ファイルが提出された旨を管理用ドキュメントに追記します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーで設定するフォームの設問は、氏名や提出日、ファイルの添付欄など、実際の業務に合わせて自由に作成できます。
• Google Driveのオペレーションでは、ファイルを格納したいフォルダのIDを任意で設定することが可能です。
• Googleドキュメントのオペレーションでは、更新対象のドキュメントIDを任意で指定できます。また追記するテキストは、固定の文章だけでなく、フォームの入力内容を反映させることもできます。

■注意事項

• Google Drive、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。