Zoom会議が終了したら、文字起こししてOutlookでメールを送信する

■概要

Zoomでの会議後、録画のダウンロードから文字起こし、議事録の作成と共有メールの送信まで、一連の作業に手間を感じていませんか？これらの定型業務に時間を取られ、本来の業務が進まないことも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Zoom会議の終了をきっかけに、AIによる音声の文字起こしからOutlookでのメール送信までを自動化し、議事録作成にかかる工数を削減できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoomでのオンライン会議が多く、議事録作成に時間を取られている方
• 会議内容の文字起こしと関係者への情報共有を迅速に行いたいと考えている方
• Outlookを利用しており、手作業でのメール共有を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• 会議終了後の録画ダウンロードや文字起こし、メール作成といった一連の作業を自動化し、議事録作成に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による共有漏れや、文字起こし内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZoomとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定します。
4. 次に、Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定し、音声ファイルをダウンロードします。
5. 続いて、オペレーションでAI機能の「音声データを文字起こしする」を選択し、ダウンロードしたファイルをテキスト化します。
6. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、文字起こし結果を記載したメールを自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Zoomのトリガー設定では、特定のホスト（メールアドレス）のミーティングのみを対象にしたり、フローが起動する間隔を任意で設定したりすることが可能です。
• Zoomでレコーディング情報を取得する際、トリガーで取得したミーティングIDをアウトプット情報から選択して、対象のミーティングを正確に指定します。
• Zoomのレコーディングファイルダウンロード設定では、前のステップで取得したダウンロードURLをアウトプット情報から指定します。
• AIによる文字起こし機能では、ダウンロードした音声ファイルの指定や、日本語、英語などの言語を選択することが可能です。
• Outlookのメール送信設定では、宛先、件名、本文を自由にカスタマイズできます。本文に、AIで文字起こししたテキストをアウトプット情報から引用して自動で挿入できます。

■注意事項

• ZoomとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。 ・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
  • ミーティングが終了したら
  • ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）

• Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点は下記をご覧ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。