■概要
業務で利用するスクリーンショットをGoogle Driveに保存した後、その内容を確認して手動でNotionに転記する作業に手間を感じていませんか。このような定型的な作業は、時間や手間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google Driveにスクリーンショットがアップロードされるだけで、OCR機能が自動でテキストを読み取り、Notionのデータベースへ追加するため、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとNotionを連携させ、情報管理を効率化したいと考えている方
- スクリーンショット内のテキスト情報を手入力で転記する作業を自動化したい方
- 手作業によるデータ入力のミスをなくし、情報の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイルアップロードを起点にNotionへの追加までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動でテキストを抽出し転記を行うため、手入力による転記ミスや項目名の入力間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキスト情報をNotionのデータベースへ追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、本フローボットを起動するきっかけとしたい監視対象のフォルダを任意で設定してください。
- OCR機能のアクションでは、読み取った画像ファイルの中から、どのテキスト情報を抽出するかを任意でカスタムすることが可能です。
- Notionにレコードを追加するアクションでは、追加先のデータベースや、どのプロパティにどのテキスト情報を入力するかを任意で設定してください。
■注意事項
- Notion、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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