■概要
Google Driveに保存したスクリーンショットの内容を確認し、手作業でAirtableに転記する作業に時間を取られていませんか。このような定型的な入力作業は、手間がかかるだけでなく入力ミスを招く原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google Driveにスクリーンショットがアップロードされるだけで、OCR機能が自動で文字を読み取りAirtableにレコードを追加するため、面倒な転記作業を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとAirtableの間で、スクリーンショット情報を手作業で転記している方
- 画像ファイルに含まれるテキスト情報を抽出し、データベースで効率的に管理したい方
- OCR処理からデータベースへの登録まで、一連の業務フローを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイルアップロードを起点に、OCR処理からAirtableへの登録までが自動で実行されるため、手作業での転記時間を短縮できます。
- 人の手によるデータ入力をなくすことで、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データベースの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとAirtableをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、Airtableの「レコードを作成」アクションで、抽出したテキストデータをもとに新しいレコードを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、自動化の起点としたい監視対象のフォルダを任意で設定してください。
- Airtableの「レコードを作成」アクションでは、どのテーブルにレコードを追加するかを設定し、フィールド情報には前のステップであるOCR機能で読み取ったテキストを引用して自動入力させることが可能です。
■注意事項
- Airtable、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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