Outlookで新規プロジェクト情報を受信したら、Microsoft Teamsにチャネルを作成する

■概要

プロジェクトが始まるたびに、Outlookで受信した連絡メールを確認し、Microsoft Teamsに手動で新しいチャネルを作成する作業に手間を感じていませんか。この定型的な作業は、情報共有の遅れやチャネルの作成漏れといったミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、Microsoft Teamsのチャネル作成までを自動化でき、プロジェクトの立ち上げを円滑に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• OutlookとMicrosoft Teamsを使い、プロジェクト開始時の情報共有に手間を感じている方
• 手作業によるチャネル作成での命名ミスや作成漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
• 定型業務を自動化することで、企画立案などのより重要なコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信からTeamsのチャネル作成までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動での対応によるチャネル名の入力間違いや、多忙な際の作成漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、お使いのOutlook、Microsoft TeamsのアカウントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでOCR機能を設定し、受信したメール本文からチャネル作成に必要な情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルを作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとに新しいチャネルを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、フローをチェックする頻度や対象のメールフォルダ、起動のきっかけとなる件名のキーワードを任意で設定できます。
• OCR機能では、受信したメール本文のどの部分から、どのような情報（プロジェクト名など）を抽出するかを柔軟に指定することが可能です。
• Microsoft Teamsでチャネルを作成するアクションでは、どのチーム配下に作成するか、またチャネル名や説明、プライバシー設定などを自由にカスタマイズできます。

■注意事項

• Outlook、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。