Outlookでメールを受信したら正規表現でメールアドレスを抽出して、Google スプレッドシートに追加する

■概要

問い合わせメールなど、Outlookで受信したメールから連絡先リストを作成する際に、一件ずつ手作業でコピー＆ペーストしていませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をトリガーに、正規表現でメールアドレスを自動抽出しGoogle スプレッドシートへリアルタイムで追加することが可能になり、こうした課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• OutlookのメールからGoogle スプレッドシートへ手作業でリストを作成している方
• 問い合わせやイベント申込のリード情報を効率的に管理したいと考えているご担当者の方
• メール対応業務の属人化を防ぎ、チーム全体の業務効率を改善したいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでメールを受信するたびに自動でリストが更新されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
• 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、メールアドレスの転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の条件のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで正規表現機能を選択し、受信したメール本文からメールアドレスを抽出するよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「データベースを操作する」アクションで、抽出したメールアドレスを指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、対象のメールフォルダを任意で指定することが可能です。
• 正規表現機能では、メールアドレス以外にも、氏名や会社名など、抽出したい情報に合わせてパターンを任意でカスタムできます。
• Google スプレッドシートでデータを追加するアクションを設定する際に、対象のスプレッドシートIDやデータを書き込むテーブル範囲を任意で設定してください。

■注意事項

• Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。