Outlookで動画ファイルを受信したら、音声を抽出し文字起こししてNotionに追加する

■概要

Outlookで動画ファイル付きのメールを受け取った際、内容の確認や文字起こし、情報共有に手間を感じていませんか。手作業での対応は時間がかかるだけでなく、転記ミスなどの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、添付された動画の音声を自動で文字起こしし、その結果をNotionに保存できます。面倒な定型業務から解放され、より重要なタスクに集中することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受け取った動画の内容を、手作業でNotionにまとめている方
• Web会議の録画ファイルなどを文字起こしして、議事録として管理している方
• AIを活用した業務効率化に関心があり、具体的な活用方法を探している方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信を起点に、文字起こしからNotionへの追加までが自動化され、手作業にかかっていた時間を短縮できます。
• 手作業による聞き間違いや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとNotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、対象の件名を指定します。
3. 次に、分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ、後続の処理に進むよう設定します。
4. 続いて、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、動画ファイルを保存します。
5. 次に、AIの「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、ダウンロードした動画ファイルの音声をテキスト化します。
6. 最後に、Notionの「レコードを追加する」アクションを設定し、文字起こししたテキストを指定のデータベースに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、添付ファイルの有無だけでなく、ファイル名や種類、サイズなど、より詳細な条件を指定して、処理を分岐させることが可能です。
• AIによる音声文字起こしでは、言語の指定や、話者分離の有無など、より精度を高めるための条件を任意で設定できます。

■注意事項

• ‍‍Outlook、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐するオペレーションはミニプラン以上、音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。