■概要
フォームで送信された契約書や申込書などのファイル内容を手作業で確認し、その機密性を判断して管理することに手間を感じていませんか。
特に重要な情報を含む書類の扱いは、ミスが許されないため担当者の負担も大きくなります。
このワークフローを活用すれば、フォームの送信をトリガーに、添付ファイルをOCR機能で読み取り、DeepSeekが機密性を判断、その結果をAirtableに記録する一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け取った添付ファイルの機密性判断と管理を手作業で行っている方
- DeepSeekなどの生成AIを活用し、属人化しがちな判断業務を効率化したい方
- Airtableへのデータ入力を自動化し、情報管理の精度を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信から機密性分類、Airtableへの記録までが自動化され、手作業での確認や入力にかかる時間を短縮することができます。
- AIが一定の基準で機密性を判断するため、担当者ごとの判断のばらつきや転記ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DeepSeekとAirtableをYoomと連携します。
- トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、ファイル添付用の項目を設けます。
- オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームで受け取ったファイルを指定します。
- オペレーションでDeepSeekの「テキストを生成」アクションを設定し、OCRで読み取った内容を基に機密性を分類するよう指示します。
- 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、DeepSeekの分類結果などを指定のテーブルに記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能の設定では、フォームから送信された添付ファイルのどの項目を読み取りの対象にするかを任意で指定してください。
- DeepSeekで機密性を判断させる際のプロンプト（指示文）は、OCRで抽出したテキストを組み込み、自社の基準に合わせて任意で設定できます。
- Airtableにレコードを作成する際、記録先のテーブルや、フォーム情報、DeepSeekの分析結果などを格納するフィールドを任意で設定してください。
■注意事項
- DeepSeek、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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