Googleカレンダーで予定が作成されたら、Zoomミーティングを作成してメールを送付する

■概要

Googleカレンダーでオンライン会議の予定を立てる際、手動でZoomミーティングを作成し、参加者へURLを共有する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、URLの貼り間違いや共有漏れといったミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに予定を登録するだけで、Zoomミーティングの作成から招待メールの送付までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleカレンダーでの会議設定とZoomのURL発行を手作業で行っている方
• 会議の招待メールの作成や送付に時間がかかり、業務の非効率を感じている方
• 手作業によるURLの共有ミスや招待漏れなどのヒューマンエラーをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleカレンダーへの予定登録を起点に、ZoomのURL発行とメール通知までが自動化され、手作業にかかっていた時間を短縮できます。
• 手動での情報転記が不要になるため、会議URLの貼り間違いや招待メールの送信漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleカレンダーとZoomをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、カレンダーの予定情報から会議名や参加者などを抽出します。
4. 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにミーティングを作成します。
5. 最後に、オペレーションでYoomのメール機能を設定し、作成されたZoomミーティングの情報を記載したメールを自動で送付します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能を追加することで、「定例」や「1on1」など、予定の件名に含まれる特定のキーワードに応じて処理を分けるといったカスタムが可能です。
• メールの本文には、Googleカレンダーの予定名や日時、ZoomミーティングのURLやパスワードといった情報を変数として埋め込み、自動でパーソナライズできます。

■注意事項

• GoogleカレンダーとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。