Googleカレンダーで特定の条件に合う予定が作成されたら、Notionに追加する

■概要

Googleカレンダーで管理している予定を、議事録やタスク管理のためにNotionへ手作業で転記していませんか。
特に、特定の会議やアポイントメントだけを記録する場合、都度の確認とコピー＆ペーストは手間がかかり、入力漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに特定の条件を満たす予定が作成されるだけで、自動でNotionのデータベースに情報が追加されるため、こうした転記作業を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleカレンダーとNotionを連携させ、予定やタスクの管理を効率化したいと考えている方
• 会議の予定などを手作業でNotionに転記しており、手間や入力ミスに課題を感じている方
• 定型的な転記作業を自動化することで、より重要なコア業務に時間を活用したいすべての方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleカレンダーに予定が作成されると、条件に応じてNotionへ自動で情報が追加されるため、これまで手作業で行っていた転記の時間を短縮します。
• システムが自動で処理を行うことで、手作業によるコピー＆ペーストのミスや、重要な予定の転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleカレンダーとNotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定して、カレンダーの情報を取得します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、予定の件名に「会議」などの特定のキーワードが含まれる場合のみ、後続の処理に進むよう条件を設定します。
4. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、トリガーで取得した予定の情報を任意のデータベースに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーとなるGoogleカレンダーは、Outlookなど、他のカレンダーアプリに変更することも可能です。
• 分岐処理で設定する条件は、予定の件名や説明文に含まれるキーワードのほか、業務内容に合わせて自由に設定できます。
• Notionへのレコード追加は、kintoneやGoogle スプレッドシート、Airtableといった他のデータベースに情報を格納することもできます。