GmailでPowerPointファイルを受信したら、オンラインツールでWordに変換して担当者に送信する

■概要

プレゼンテーション資料などを報告書へ再利用する際、PowerPointからWordに変換する方法を手作業で行い、手間に感じている方もいるのではないでしょうか。
このワークフローは、そうした定型業務を自動化するための最適な方法の一つです。GmailでPowerPointファイルを受信すると、RPA機能がオンラインツールでWordファイルへ自動変換し、Gmailで担当者へ送信します。変換作業や共有の手間を省き、業務を円滑に進めることが可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方

• 日常的に発生するPowerPointからWordへの変換作業を効率化したいと考えている方
• Gmailで受信した添付ファイルを元に、資料作成や共有を行う機会が多い方
• ファイル形式の変換や送信といった定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• PowerPointからWordへのファイル変換、そして担当者への送信までを自動化できるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮します
• 手動での変換作業によるファイル形式の間違いや、宛先の設定ミス、共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むようにします
4. 次に、RPA機能で任意のオンラインファイル変換ツールを操作し、PowerPointファイルをアップロードしてWord形式に変換します
5. 次に、データ変換機能を使い、正規表現やファイル名変換のアクションを用いて、変換後のファイル名を任意の形式に整えます
6. 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、変換されたWordファイルを添付して指定の宛先に送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、ワークフローを起動するきっかけとしたいメールのラベルを任意で設定してください
• RPA機能では、ファイル変換に利用するWebサイトのURLや、ファイルのアップロード、ダウンロードといったブラウザ上の一連の操作を自由に設定できます
• データ変換機能では、変換後のWordファイルに付けるファイル名を、元のファイル名や日付などを用いて自由にカスタマイズすることが可能です
• Gmailのメール送信アクションでは、送信先のメールアドレスを任意で設定できるほか、件名や本文に固定のテキストや、前段の処理で取得した情報を埋め込めます

■注意事項

• GmailとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上、ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。