■概要
Gmailで受信する請求書や注文書など、PDFファイルの対応に手間を感じていませんか。ファイルを開いて内容を確認しつつ手動で関係部署に共有する作業は、時間もかかりミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに添付されたPDFの内容をAI-OCRが自動で読み取り、その結果をDiscordへ通知することが可能です。定型的な確認・共有業務を自動化し、業務の迅速化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailに届くPDFの内容確認と転記作業に、多くの時間を費やしている方
- 取引先からの請求書や注文書などを、手動でチームに共有している方
- Discordを業務連絡に活用し、情報共有のスピードを上げたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- PDFを開いて内容を確認し転記・共有するという一連の作業が自動化され、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させることでチーム内のスムーズな連携を促進します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとDiscordをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、トリガーで取得したメールに添付されているPDFファイルを指定します
- 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキスト情報を指定のチャンネルに送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、件名や差出人アドレス、本文内のキーワードなど、検知したい条件を任意で設定してください。
- AI機能によるOCR処理では、PDF内の「タイトル」や「内容」といった、必要な項目のみを抽出するように設定することも可能です。
- Discordへの通知は、通知先のチャンネルを自由に選択できるほか、通知メッセージにOCRで読み取った情報を変数として埋め込むこともできます。
■注意事項
- Gmail、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます
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