Gmailで特定の件名のメールを受信したらOutlookでタスクを自動作成する

■概要

Gmailで受け取る大量のメールの中に、対応が必須な依頼や連絡が埋もれ、タスク化を忘れてしまった経験はないでしょうか。重要なメールほど、手作業での転記は手間がかかるだけでなく、対応漏れという重大なリスクに繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の件名のメールを受信した際に、自動でOutlookにタスクを作成できるため、こうした課題を解消し、重要な業務の抜け漏れを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信した依頼メールを基にOutlookでタスク管理を行っている方
• 重要なメールの見落としや、タスク登録の漏れを未然に防ぎたいと考えている方
• 日々の定型的なメール処理業務を自動化し、生産性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのメール受信をトリガーにタスクが自動作成されるため、手作業での転記による入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
• これまでメールを確認し、手動でタスクを作成していた時間を削減できるため、より付加価値の高いコア業務に集中することが可能になります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションで、タスク化したいメールの件名などを設定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能を設定し、「テキストからデータを抽出する」アクションで、受信したメールの本文からタスク名や期限などの情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「タスクを作成する」アクションを設定し、AIで抽出した情報を基にタスクを自動で作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookとの連携には、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）のアカウントが必要です。家庭向けプランのアカウントでは認証に失敗する可能性がありますので、ご注意ください。
• Yoomの一部の機能（オペレーション）は、ミニプラン以上の有料プランでのみご利用いただけます。フリープランでこれらの機能を含むフローボットを実行するとエラーとなります。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、フリープランでは制限されているアプリや機能（オペレーション）もお試しいただけます。