Gmailで特定の件名のメールを受信したらOutlookでタスクを自動作成する
Gmailで特定の件名のメールを受信したらOutlookでタスクを自動作成する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Gmail
と
Outlook
を自動連携できます。
■概要
Gmailで受信する重要な依頼メールなどを、手動でOutlookのタスクに登録していませんか？手作業による登録漏れや内容の転記ミスは、業務の遅延に繋がりかねない課題です。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、メール本文からAIがタスク情報を自動で抽出し、Outlookへタスクを自動作成できるため、こうした手間やミスを解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受けた依頼をOutlookでタスク管理しており、手作業での登録に手間を感じている方
- 重要なメールの見落としやタスク登録の漏れを防ぎ、業務の確実性を高めたいチームリーダーの方
- 複数ツールを跨いだ定型業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をトリガーにOutlookへタスクが自動で作成されるため、これまで手作業で行っていた登録作業の時間を短縮できます。
- 手作業によるタスクの登録漏れや、メール内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、タスク管理の精度を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」アクションを設定し、受信したメール本文からタスク名や期限などの情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「タスクを作成する」アクションを設定し、AI機能で抽出した情報を件名や期限などの項目に設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、タスク作成の対象としたいメールを特定するために、件名や本文に含まれるキーワードを任意で設定してください。
- AI機能によるテキスト抽出では、受信したメール本文のどの部分を何の項目として抽出するかをプロンプトで自由にカスタマイズできます。
- Outlookでタスクを作成する際に、タスクの件名や本文、期限などの各項目に、AI機能で抽出した情報や固定のテキストを任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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