■概要
Google スプレッドシートで管理している案件情報をもとに、都度見積書を作成し、Outlookでメールを送る作業は手間がかかる上に、転記ミスや送信漏れのリスクが伴います。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行情報を更新するだけで、見積書の自動発行からOutlookでのメール送信までの一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで見積もり管理を行い、手作業での発行に手間を感じている方
- Outlookでの定型メールの作成やファイル添付業務を効率化したいと考えている方
- 見積書発行時の転記ミスや送信漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの行更新をきっかけに見積書発行からメール送信までが自動処理されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや、メールの宛先間違い、ファイルの添付漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件を満たした場合にのみ後続のアクションが実行されるようにします。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、更新された行の情報をもとに見積書を発行します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」を設定し、発行した見積書を添付して指定の宛先にメールを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガーでは、監視対象のスプレッドシートIDやシートID、テーブル範囲、更新を検知したい列などを任意で指定してください。
- 分岐機能では、どの情報をもとにどのような条件で処理を分岐させるか（例：「ステータス」列が「見積発行」になったら）を自由に設定できます。
- 書類を発行するアクションでは、使用する見積書テンプレートのファイルIDや、発行後のファイルの格納先フォルダ、ファイル名を指定できます。
- Outlookでメールを送るアクションでは、宛先、件名、本文などを自由に設定でき、スプレッドシートから取得した値を差し込むことも可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシートとOutlookをそれぞれYoomと連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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