指定日時にNotionからデータを取得してOutlookでリマインドメールを送る

■概要

Notionで管理しているタスクやプロジェクトの情報を、定期的に確認して手動でリマインドメールを送る作業は、手間がかかるだけでなく送信漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、指定した日時にNotionから必要なデータを自動で取得し、Outlookでリマインドメールを送信することが可能です。面倒な手作業から解放され、確実な情報伝達を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Notionで管理するタスクや期限情報を基に、定期的なリマインド業務を行っている方
• Outlookでの手動のメール送信に手間を感じ、ヒューマンエラーを減らしたい方
• 定型的な通知業務を自動化し、より重要なコア業務に時間を活用したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• スケジュールに合わせて自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていたリマインド業務の時間を短縮することができます。
• 手作業による情報の確認漏れやメールの送信忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なリマインド業務の遂行に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションで、フローを起動する日時を設定します。
3. オペレーションでNotionを選択し、「複数のレコードを取得する」アクションでリマインドの対象となるデータを取得します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得したデータを基にしたリマインドメールを自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Notionの「複数のレコードを取得する」アクションでは、リマインドの対象としたいデータベースやフィルター条件を任意で設定してください。
• Outlookでメールを送るアクションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文などを、実際の運用に合わせて任意の内容に設定してください。

■注意事項‍

• NotionとOutlookをYoomと連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。