■概要
フォームで受け付けた情報をもとに、Google Driveに保存されているファイル名を手作業で一つひとつ変更していませんか？この作業は、件数が増えるにつれて時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されたタイミングでGoogle Drive内のファイル名が自動で更新されるため、こうした手作業による課題を解消し、ファイル管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け付けた情報をもとに、Google Driveのファイル管理を手作業で行っている方
- ファイル名の付け間違いや更新漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方
- 定型的なファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答をもとにしたファイル名の変更作業が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイル名の付け間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、ファイル名の更新に利用したい情報（例：取引先名、案件IDなど）を受け付けるためのフォームを作成します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、フォームの回答内容を使って特定のファイル名を更新するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーで設定する質問項目は、ファイル名に反映させたい情報を含めて任意で作成してください。
- Google Driveのオペレーションでは、フォームのどの回答をファイル名に使用するか、またどのファイルを更新対象とするかを任意で設定できます。
■注意事項
- Google DriveとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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