フォームに回答されたら見積書の作成を自動で行い、PDFをDiscordに送付する

■概要

Webサイトのフォームから見積依頼を受け付けた後、手作業で見積書を作成して関係者に共有するプロセスに手間を感じていませんか。特に、一件ずつの都度対応では入力ミスが発生したり、担当者の不在時に対応が遅れてしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動で見積書が作成され指定のDiscordチャンネルにPDFファイルが送信されるため、こうした一連の作業を効率化し迅速な対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受け付けた情報をもとに、手作業で見積書を作成している営業担当者の方
• 見積書作成から共有までの一連の流れで、入力ミスや対応漏れを防ぎたい方
• 定型的な書類作成や連絡業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答から見積書作成、共有までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による転記やファイル添付のプロセスがなくなるため、入力間違いや共有漏れなどのヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとDiscordをYoomと連携します。
2. トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、見積依頼用のフォームを作成します。
3. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容をもとに見積書を作成します。
4. 最後に、オペレーションでDiscordの「ファイルを送信する」アクションを設定し、作成された見積書のPDFファイルを指定のチャンネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートで書類を作成する際、タイトルなどにフォームの回答内容を変数として埋め込むことが可能です。
• Discordへのファイル送信では、送信先のチャンネルを任意で設定できるほか、本文にもフォームの回答内容を変数として組み込めます。

■注意事項‍

• Google スプレッドシート、Google Drive、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。