フォームに回答された内容を元に帳票の自動生成を行い、PDFをSlackに送付する

■概要

お問い合わせフォームへの回答があった際、その内容を元に見積書や申込書などの帳票を作成する業務は、手作業で行うと転記ミスや送付漏れが発生しがちで、時間もかかってしまうのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されるだけで、Google スプレッドシートを雛形にした帳票がPDFとして自動生成され、指定のSlackチャンネルへスムーズに通知されるため、一連の作業を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォーム回答後の帳票作成やPDF化を手作業で行っている営業・事務担当者の方
• 手動でのファイル作成やSlackへの共有で、ミスや対応遅れをなくしたい方
• 繰り返し発生する定型業務を自動化し、より重要な業務に時間を割きたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの回答を起点に、帳票のPDF生成からSlackへの送付までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるデータ転記の間違いや、生成したPDFの添付ミス、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、必要な入力項目を作成します。
3. 次に、オペレーションで書類を発行する機能を選択し、あらかじめ用意したGoogle スプレッドシートの帳票雛形を指定して、書類を自動生成するように設定します。
4. 最後に、オペレーションでSlackの「ファイルを送る」アクションを設定し、前のステップで生成した帳票PDFを指定のチャンネルに送付するように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガー機能では、氏名や会社名、お問い合わせ内容など、取得したい情報に合わせて質問項目を自由に作成・設定してください。
• 書類を発行する機能では、自社で利用しているGoogle スプレッドシートの帳票雛形をテンプレートとして指定でき、フォームで取得した回答内容を帳票内の任意の箇所に変数として埋め込めます。
• Slackへの通知設定では、送付先のチャンネルを任意で指定することが可能です。また、メッセージ本文も自由に編集でき、フォームの回答内容を変数として差し込むこともできます。

■注意事項

• Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。