■概要
フォームから送られてくるPDFの内容を確認し、レポートを作成して特定のフォルダに保存する、といった一連の定型業務に手間を感じていないでしょうか。手作業が続くと、本来集中すべきコア業務の時間が奪われてしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、フォームにPDFが添付・送信されるだけで、Geminiが内容を読み取りレポートを作成し、自動でOneDriveに保存します。日々の繰り返し業務を自動化し、業務効率の改善に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームから受信するPDFの確認やレポート作成に多くの時間を費やしている方
- Geminiを活用して、PDFファイルの内容分析や要約を効率化したいと考えている方
- 手作業によるレポート作成やファイル保存でのミス、格納忘れなどをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信からレポート作成、OneDriveへの保存までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮し、他の業務に集中できます。
- 手作業による情報の転記ミスやレポートの作成漏れ、ファイルの保存し忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gemini、Microsoft SharePoint、OneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、PDFファイルが添付される「レポート生成フォーム」を設定します。
- 次に、オペレーションでGeminiの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、フォームから送信されたPDFファイルをアップロードします。
- 次に、オペレーションでGeminiの「コンテンツを生成（ファイルを利用）」アクションを設定し、アップロードしたPDFを基にレポートを作成させます。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「書類を発行する」アクションを設定し、生成されたレポートを任意の書類としてOneDriveの指定フォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Geminiの「コンテンツを生成（ファイルを利用）」アクションでは、どのようなレポートを作成するかをプロンプトで自由に設定することが可能です。例えば、要約の文字数や抽出したい項目を指定できます。
- Microsoft SharePointの「書類を発行する」アクションでは、あらかじめ作成したWordなどの雛形を利用し、任意のレイアウトでレポート書類を作成できます。
■注意事項
- Gemini、Microsoft Excel、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 書類発行アクションでは、OneDriveの任意の保存先を設定できます。
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