Zoom会議が終了したら、議事録を自動作成してOutlookで送付する

■概要

Zoomでの会議後、録画データから議事録を作成し、関係者にOutlookで共有する作業は、定型的でありながら手間がかかる業務ではないでしょうか。特に、文字起こしやメール作成といった手作業は、時間もかかり、他の業務を圧迫する原因になりがちです。このワークフローを活用すれば、Zoom会議の終了をトリガーに、AIが自動で文字起こしを行い議事録を作成、完成した議事録をOutlookで自動送付するため、一連のプロセスを効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoomでの会議が多く、議事録作成と共有に時間を取られている方
• 手作業での文字起こしやメール共有で、対応漏れや遅延を防ぎたいと考えている方
• 会議後の定型業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えているマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoom会議終了後の録画データのダウンロードから文字起こし、議事録作成、メール送付までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業による文字起こしのミスや、議事録の共有漏れ、宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Zoom、Googleドキュメント、OutlookをYoomと連携します。
2. トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」を設定してフローを開始します。
3. 次にオペレーションで、Zoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」し、続けて「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」するアクションを設定します。
4. その後、AI機能の「音声データを文字起こしする」アクションで、ダウンロードした音声ファイルからテキストを抽出します。
5. 次に、書類を発行する機能でGoogleドキュメントを選択し、文字起こししたテキストを元に議事録ファイルを作成します。
6. 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションで、作成したGoogleドキュメントのリンクを記載したメールを関係者に自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleドキュメントで議事録を作成する際に、事前に用意した任意の雛形を指定し、会議名や参加者など前のアクションで取得した情報を差し込んで作成できます。
• Outlookでメールを送信する際、件名や本文に会議名などの情報を変数として埋め込んだり、定型文を追加したりすることができ、宛先も任意で設定可能です。

■注意事項

• ZoomとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。 ・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
  • ミーティングが終了したら
  • ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
• Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点は下記をご覧ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。