フォームで送信された会議情報をもとに、Microsoft Teamsのカレンダーに予定を予約する

■概要

フォームで受け付けた会議予約の情報を、一件ずつ手作業でカレンダーに登録していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、日程や参加者の入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、フォームが送信されたタイミングでMicrosoft Teamsのカレンダーへ自動で予定が作成されるため、こうした課題を解消し、スムーズな会議設定を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受け付けた会議情報を、手作業でMicrosoft Teamsに登録している方
• 会議調整の件数が多く、日程登録の工数削減や入力ミス防止をしたいと考えている方
• Microsoft Teamsを活用した業務プロセスの自動化や効率化を推進したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームに情報が送信されると、自動でMicrosoft Teamsのカレンダーに予定が作成されるため、手作業での転記にかかる時間を削減できます。
• 手作業による情報の転記がなくなることで、会議の日時や参加者の登録間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで「フォームトリガー」を選択し、会議予約受付用のフォームを作成します。
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「カレンダーに予定を作成する」アクションを設定し、フォームで受け付けた情報を紐付けます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーでは、会議の日時や参加者、議題など、予約に必要な項目を任意で設定してください。
• Microsoft Teamsで予定を作成するアクションでは、フォームから取得した件名、開始日時、終了日時などの情報や、招待したいユーザーのIDを任意で設定してください。

■注意事項

• Microsoft TeamsとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。