Googleフォームに特定条件の回答がされたら、Google スプレッドシートのデータを更新する

■概要

Googleフォームで集めた回答を一件ずつ確認し、Google スプレッドシートの情報を手作業で更新していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに特定の条件を満たす回答が送信された際に、自動でGoogle スプレッドシートの該当データを更新できるため、手作業による更新作業の非効率やヒューマンエラーといった課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとGoogle スプレッドシートでアンケートや申込管理を行っているご担当者の方
• フォームの回答内容に応じて、既存のスプレッドシートの情報を手動で更新している方
• データ更新作業におけるミスを防ぎ、業務の正確性を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームの回答を基にスプレッドシートの情報を手動で更新する手間を省き、作業時間を短縮することができます。
• 自動で条件を判定しデータを更新するため、手作業による転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで「分岐機能」を設定し、フォームの回答内容が特定の条件に一致した場合のみ、次の処理に進むよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、指定した条件のレコードを更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを正確に指定してください。
• 分岐機能では、フォームの回答内容に基づき、どのような条件の場合にデータを更新するかを任意に設定することが可能です。
• Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションでは、更新対象の行を特定するための条件と、更新するセルの内容を任意に設定してください。

■注意事項

• Googleフォーム、Google スプレッドシートをYoomと連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。