Microsoft Teamsの投稿内容をもとにChatGPTでレポートを自動作成する

■概要

Microsoft Teamsでの日々の報告や議論の内容を後から追いかけ、要約する作業に手間を感じていませんか。重要な情報が埋もれてしまったり、レポート作成に時間を要したりすることは業務効率における課題の一つです。
このワークフローを活用することで、Microsoft Teamsの投稿内容をChatGPTが自動で解析・要約し、指定したチャネルにレポートとして投稿するため、手作業でのまとめ業務から解放されます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsのやり取りを手動で追い、レポート作成に時間をかけているチームリーダー
• 日報や週報など、Microsoft Teamsでの報告内容をまとめる業務を効率化したい方
• ChatGPTなどのAIを活用して、社内の情報共有や報告業務の自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsの投稿を自動で収集・要約するため、手作業でのレポート作成に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
• 手作業による情報の転記漏れや要約内容のブレを防ぎ、報告の品質を安定させることができるため、ヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとChatGPTをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定し、レポート化の対象としたいチャネルを指定します。
3. その後、オペレーションでChatGPTを選択し、「テキストを生成」アクションで、トリガーで取得したメッセージ内容を元にレポートを生成するよう設定します。
4. 最後に、オペレーションで再度Microsoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションで、生成されたレポートを指定のチャネルに投稿するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• ChatGPTにテキスト生成を依頼するアクションでは、指示（プロンプト）内容を自由にカスタマイズできます。Microsoft Teamsの投稿内容を変数として埋め込み、「以下の内容を箇条書きで要約して」など固定の指示文と組み合わせることが可能です。
• Microsoft Teamsへの通知アクションでは、レポートを投稿するチャネルを任意で指定できます。また、本文にはChatGPTが生成したレポート内容だけでなく、「週次レポートです」といった固定のテキストを追記することも可能です。

■注意事項

• Microsoft Teams、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。
  （APIが使用されたときに支払いができる状態）
  ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。