Outlookで特定件名のメールを受信したら、Google スプレッドシートで行を追加する

■概要

日々の業務でOutlookに届く特定のメール、例えば「お問い合わせ」や「資料請求」といった件名のメール情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか？
この作業は時間がかかる上に、入力ミスも起こりやすく、重要な顧客情報を扱う上で課題となりがちです。
このワークフローを活用すれば、Outlookで特定件名のメールを受信した際に、メール本文から必要な情報をAI機能が自動で抽出し、Google スプレッドシートへ行として追加するため、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信する特定メールの情報をGoogle スプレッドシートへ手入力している営業担当者の方
• メールからのデータ転記作業のミスをなくし、顧客管理の精度を高めたいと考えているチームリーダーの方
• 定型的なメール処理業務を自動化し、より戦略的な業務に時間を割きたいと考えているマーケティング担当の方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookで特定件名のメールを受信後、AI機能による情報抽出とGoogle スプレッドシートへの自動転記により、手作業の時間を削減できます。
• 人の手によるデータ入力作業がなくなるため、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化を開始したいメールの件名を指定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメールの本文などからGoogle スプレッドシートに転記したい情報（例：氏名、会社名、問い合わせ内容など）を抽出するよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに行として追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• メール受信のトリガーは、Outlookだけでなく、Gmailなどの他のメールアプリや、Slackのようなチャットツールからの通知に変更することも可能です。
• AI機能によるテキストの抽出項目は、メールの内容に応じて、「顧客名」「連絡先」「製品名」「要望事項」など、ユーザーが必要とする情報を任意で設定し、抽出精度を高めることができます。
• データの出力先は、Google スプレッドシートの代わりに、Microsoft Excelやその他のデータベースツールに変更することも可能です。

■注意事項

• Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。