Microsoft Teamsで送信されたタスク管理用のメッセージ内容をもとにAIでテキストを生成し、Zendeskでチケットを作成する

■概要

Microsoft Teamsでタスク依頼のメッセージを受け取った後、その内容をZendeskに手作業で転記しチケットを作成する業務に手間を感じていませんか。また、その過程での入力ミスや情報の抜け漏れは、業務の遅延や品質低下に繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsで受信したメッセージ内容をもとにAIがテキストを処理し、Zendeskに自動でチケットを作成するため、こうした課題を解消し、業務の効率化を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsのメッセージを基にZendeskで手動でチケットを作成しているサポート担当者の方
• AIを活用してタスク依頼の内容整理やチケット起票を効率化し、対応速度を向上させたい方
• 手作業による情報転記ミスを削減し、顧客対応の品質を高めたいと考えているチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsのメッセージ受信からZendeskへのチケット作成までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
• AIがメッセージ内容を解析しチケット情報を生成するため、手作業による転記ミスやタスク内容の解釈のばらつきといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとZendeskをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。このトリガーで、タスク依頼に関するメッセージ情報を取得します。
3. 次に、AIの「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、Microsoft Teamsのメッセージからチケット作成に必要な情報（例：依頼者、期限、タスク概要など）を抽出します。
4. 続けて、AIの「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出したデータをもとに、Zendeskのチケットタイトルや本文として適切なテキストを生成します。
5. 最後に、Zendeskの「チケットを作成」アクションを設定し、AIが生成した内容で新しいチケットを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AIの「テキストからデータを抽出する」オペレーションでは、Microsoft Teamsのメッセージから具体的にどのような情報を、どの程度の文字数で抽出するかといった条件を任意で設定できます。
• AIの「テキストを生成する」オペレーションでは、Zendeskのチケット用に生成するテキストの言葉遣い（例：丁寧語、箇条書き形式など）や、含めるべき情報、全体の文字数などを細かくカスタムすることが可能です。

■注意事項

• Microsoft Teams、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。