■概要
Googleフォームでファイルを受け取るたび、そのファイル名や内容から日付情報を探し出し、手作業でMicrosoft Excelに転記するのは、時間もかかり、入力ミスも気になりますよね。このワークフローを活用すれば、フォーム送信をきっかけにファイル内の日付情報を自動でテキスト形式に変換し、Microsoft Excelへスムーズにレコード追加できるため、これらの定型業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受信したファイルから日付情報を探し、手入力している方
- ファイル名や内容に含まれる日付をMicrosoft Excel用に変換する作業が多い方
- GoogleフォームとMicrosoft Excel間のデータ連携を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームのファイル受信から日付情報の抽出、Microsoft Excelへの追加までを自動化し、手作業の時間を短縮します。
- 手作業による日付の読み取りミスやMicrosoft Excelへの転記ミスを防ぎ、データの正確性を高めることができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、GoogleDrive、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとして、Yoomの「フォームトリガー機能」の中から「フォームトリガー」を選択します。これは、指定したフォームへの送信を検知してフローを起動するための設定です。
- 続いて、オペレーションの最初に「Googleフォーム機能」の「フォームに回答が送信されたら」アクションを設定します。ここで、監視したいGoogleフォームを指定し、回答内容（ファイル情報など）を取得します。
- 次に、オペレーションで「GoogleDrive機能」の「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、前のステップで特定したファイルをGoogle Driveからダウンロードします。
- その後、オペレーションで「AI機能」の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから日付情報を含むテキストを抽出します。
- 次に、オペレーションで「データ変換機能」の「日付・日時形式の変換」アクションを設定し、抽出されたテキストをMicrosoft Excelに適した日付形式に変換します。
- 最後に、オペレーションで「Microsoft Excel機能」の「レコードを追加する」アクションを設定し、整形された日付情報と共に新しいレコードをMicrosoft Excelの指定したワークシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
このワークフローを実際に設定・利用する上で、特に注意していただきたいカスタムポイントは以下の通りです。
- Microsoft Excelとの連携を正しく行うために、お使いのMicrosoft365（旧Office365）アカウントのプランをご確認ください。YoomとのAPI連携には、一般法人向けプラン（例えば、Microsoft365 Business Standard、Microsoft365 Business Premiumなど）のアカウントが必要です。家庭向けプラン（例えば、Microsoft 365 Personal、Microsoft 365 Familyなど）のアカウントでは、認証に失敗しフローが正常に動作しない可能性があるため、事前にご利用のプランが対応しているかご確認ください。
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