Googleフォームで受信したファイルの日付情報をテキスト変換し、Microsoft Excelでレコードを追加する
Googleフォームで受信したファイルの日付情報をテキスト変換し、Microsoft Excelでレコードを追加する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Microsoft Excel
を自動連携できます。
■概要
Googleフォームで受け取った請求書や申込書などの添付ファイルから、日付情報を手作業でMicrosoft Excelに転記していませんか？この作業は件数が増えるほど手間がかかり、入力ミスが発生する原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、添付ファイルからOCR機能で日付情報を読み取り、AIでテキスト形式を変換してMicrosoft Excelへ自動で追加することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとMicrosoft Excelで、請求情報などのデータ管理をしている経理担当者の方
- フォームに添付されたファイルから、手作業で情報を転記することに手間を感じている方
- OCRやAIを活用し、データ入力業務を自動化して効率を改善したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答からファイル内容の読み取り、テキスト変換、Excelへの記録までを自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記ミスや、日付形式の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Drive、Googleフォーム、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでOCRの「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「日付・日時形式の変換」を設定し、抽出した日付を指定のフォーマットに変換します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、変換した日付情報などをシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Excelのデータベース連携では、事前に作成したMicrosoft Excelシートが格納されている保存場所を任意で設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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