Zendeskでタスク管理用のチケットが作成されたらMicrosoft Teamsに通知する

■概要

Zendeskでタスク管理用のチケットが作成された際、関係部署や担当者へMicrosoft Teamsで都度通知する作業は、手間がかかり、時には対応漏れの原因にもなるのではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、Zendeskで新しいチケットが作成されると、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知を送ることができ、情報共有の迅速化と作業の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• ZendeskとMicrosoft Teamsを利用し、タスクや問い合わせ対応の連携に課題を感じている方
• 手動での情報伝達によるタイムラグや、連絡漏れを防ぎたいと考えているチーム
• サポート業務やインシデント管理の初動を早めたいと考えている担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Zendeskでチケットが作成されると、自動でMicrosoft Teamsに通知が送信されるため、情報共有にかかる時間を短縮し、迅速な対応を可能にします。
• 手作業による通知漏れや誤送信といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報伝達を実現することで業務品質の向上に貢献します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZendeskとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZendeskを選択し、「新しいチケットが作成されたら」というアクションを設定します。これにより、Zendesk上で新しいチケットが作成されたタイミングでフローが起動します。
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定します。このアクションで、Zendeskのチケット情報を指定したチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションでは、通知を送信するチャネルを任意で選択することが可能です。これにより、案件の種類や重要度に応じて適切なチームやメンバーに情報を届けられます。
• 通知するメッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したZendeskのチケット情報（例：URL、件名、詳細など）を変数として埋め込むことができます。これにより、必要な情報をカスタマイズして通知内容を充実させることが可能です。

■注意事項

• Zendesk、Microsoft  TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。