Notionで特定のキーワードを含むタスクが作成されたらMicrosoft Teamsに通知する

■概要

Notionでタスク管理を行っているものの、特定の重要なタスクが発生した際にMicrosoft Teamsへの通知が手作業になっており、手間を感じたり、通知漏れが発生したりしていませんか。このワークフローを活用すれば、Notionで特定のキーワードを含むタスクが作成された際に、その情報を自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知することが可能となり、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Notionでタスク管理を行い、Microsoft Teamsでチームへの情報共有をしている方
• 特定の緊急度の高いタスクや重要なタスクの発生を、迅速に関係者へ伝えたいと考えている方
• NotionとMicrosoft Teams間の情報連携を手作業で行っており、非効率を感じている方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionで特定のタスクが作成されると、自動でMicrosoft Teamsへ通知されるため、手作業による情報伝達の時間を短縮できます。
• 手作業による通知の遅延や、連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでNotionを選択し、「ページが作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。これによりNotionで新しいタスクが作成されるとフローが起動します。
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を選択し、「分岐する」アクションを設定します。ここで、トリガーで取得したタスク情報に特定のキーワードが含まれているかを判定します。
4. キーワードが含まれていた場合、オペレーションでNotionの「レコードを取得する」アクションを設定し、該当タスクの詳細情報を取得します。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得したタスク情報を指定のチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能の設定では、Notionのトリガーで取得したタスクのタイトルやプロパティ情報（アウトプット）を利用して、通知対象とするキーワードを含むかどうかなどの分岐条件を自由に設定できます。
• Notionの「レコードを取得する」アクションの設定では、通知対象としたいタスクが格納されているデータベースIDを指定したり、取得するレコードの条件をアウトプット情報を用いて細かく設定したりすることが可能です。
• Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先のチームIDやチャネルIDを指定するだけでなく、メッセージ本文に固定のテキストに加え、Notionから取得したタスク名や担当者名などのアウトプット情報を組み込んで、状況に応じた柔軟な通知内容を作成できます。

■注意事項

• Notion、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。