■概要
Zoomでのミーティングが急にキャンセルになった際、Notionなどで管理しているスケジュール表を手動で更新する作業に手間を感じていませんか。更新を忘れてしまうと、チーム内に誤った情報が共有される原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Zoomでミーティングが削除されたことをトリガーに、Notionデータベースの該当レコードを自動で更新することが可能です。手作業による更新漏れやミスを防ぎ、常に正確なスケジュール管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ZoomとNotionでスケジュール管理を行っており、ミーティング変更の反映に手間を感じている方
- 手作業によるNotionへの情報更新で、入力ミスや更新漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- 予定変更が多いチームで、常に正確なスケジュールを共有したいと考えているプロジェクトマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomでミーティングが削除されると自動でNotionのレコードが更新されるため、手動でステータス変更などを行う手間を省き、時間を有効活用できます。
- 手作業による更新漏れや、誤った情報を更新してしまうといったヒューマンエラーを防ぎ、スケジュールの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが削除されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを更新する」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとに該当するレコードを更新するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのオペレーション設定で、連携対象としたいデータベースを任意で指定してください。
- どのレコードを更新するか特定するため、ミーティングIDなどをキーにして更新対象のレコードを絞り込む条件を設定します。
- レコードのステータスを「キャンセル済」に変更したり、備考欄に削除日時を追記したりするなど、更新したい項目と内容を任意で設定してください。
■注意事項
- Zoom、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
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