freee会計で経費申請が作成されたら、Microsoft Excelに自動追加してメールで通知する

■概要

freee会計での経費申請処理後、Microsoft Excelへのデータ入力や関係者への通知連絡に手間を感じていませんか。
手作業による入力ミスや連絡漏れは、思わぬトラブルの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、freee会計で経費申請が作成または更新された際に、Microsoft Excelへのデータ追加とメール通知が自動で行われます。
作業の質向上につながるため、業務プロセスの改善にも役立つはずです。

■このテンプレートをおすすめする方

• freee会計での経費申請後、Microsoft Excelへの手入力に時間を要している方
• 経費申請の都度、承認者や関係部署へメールで状況を共有する作業を効率化したい方
• 手作業によるデータ転記ミスや通知漏れを防ぎ、経費処理の正確性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• freee会計に経費申請情報が登録されると、Microsoft Excelへ自動で記録されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を削減できます。
• 申請内容のMicrosoft Excelへの入力ミスや、関係者へのメール通知の遅延・漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減し、業務の信頼性向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、freee会計とMicrosoft ExcelをYoomに連携させます。
2. トリガーとしてfreee会計の「経費申請・各種申請・支払い依頼が作成・更新されたら」というアクションを設定します。これにより、freee会計で該当のイベントが発生した際にフローが起動します。
3. 続いて、freee会計の「特定の経費申請の詳細情報を取得する」アクションを設定し、トリガーで検知した申請に関する詳細な情報を取得します。
4. 次に、Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、前のステップで取得した経費申請情報を指定のファイルに自動で追記します。
5. 最後に、Yoomのメール機能「メールを送る」アクションを設定し、経費申請が処理された旨を指定した関係者にメールで通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「レコードを追加する」では、freee会計から取得した情報を、Excelシート内のどの列に対応させて追加するかを任意に設定できます。
• メール設定では、固定のテキストを設定するだけでなく、freee会計から取得した情報を変数として挿入できます。

■注意事項

• freee会計、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。