Outlookで受信した情報をMicrosoft Excelの集計表に自動追加してMicrosoft Teamsに通知する
Outlookで受信した情報をMicrosoft Excelの集計表に自動追加してMicrosoft Teamsに通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Microsoft Excel
と
Microsoft Teams
と
Outlook
を自動連携できます。
■概要
Outlookで受信した定型メールの内容を、都度Microsoft Excelの集計表に手作業で転記し、関係者にMicrosoft Teamsで共有するといった業務に手間を感じていませんか。この一連の作業は、入力ミスや共有漏れが発生しやすいだけでなく、本来の業務を圧迫する要因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、AIが本文から必要な情報を抽出し、Microsoft Excelの表へ自動で追加した上で、Microsoft Teamsへ通知する一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する定型メールの転記作業に多くの時間を費やしている方
- Microsoft Excelへの手作業によるデータ入力ミスをなくし、業務を効率化したい方
- Microsoft Teamsを活用して、迅速な情報共有の仕組みを自動で構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からMicrosoft Excelへの転記、Microsoft Teamsへの通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- AIがメール本文から指定したテキストを正確に抽出して転記するため、手入力による転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlook、Microsoft Excel、Microsoft TeamsをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を選択し、受信したメールの本文から必要な情報を抽出するよう設定します
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のファイルに追加します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定のチャネルに処理完了の旨を通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、処理の対象としたいメールフォルダIDや、特定のキーワードを含むメールのみを対象にするなどの条件を任意で設定してください。
- AI機能のオペレーションでは、トリガーで取得したメール本文などの情報から、抽出したいテキスト項目を任意で設定することが可能です。
- Microsoft Excelへのレコード追加オペレーションでは、対象となるファイルやシート名を任意で設定し、前段のAI機能で抽出した値を引用して、どの列にどの情報を追加するかを自由に設定できます。
- Microsoft Teamsへの通知オペレーションでは、通知先のチームIDやチャネルID、送信するメッセージ内容を任意で設定してください。
■注意事項
- Outlook、Microsoft Excel、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
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