Outlookで受信した情報をMicrosoft Excelの集計表に自動追加してMicrosoft Teamsに通知する

■概要

Outlookで受信したお問い合わせや注文メールの内容を、手作業でMicrosoft Excelの管理表に転記し、関係者にMicrosoft Teamsで報告する、といった定型業務に時間を要していませんか。このワークフローは、Outlookでのメール受信をきっかけに、メール本文からOCR機能で情報を自動抽出し、Microsoft Excelの表へ追加、さらにMicrosoft Teamsへ通知する一連の流れを自動化します。これにより、転記作業の手間や共有漏れといった課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlook、Microsoft Excel、Microsoft Teamsを使い、手作業での情報転記に手間を感じている方
• 顧客からの問い合わせや受注情報の共有を、迅速かつ正確に行いたいと考えているチームリーダーの方
• 日々の定型業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたいと考えている業務改善担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• メール受信からデータ入力、チームへの共有までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの転記ミスや入力漏れ、関係者への通知忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Outlook、Microsoft Excel、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
4. 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、抽出したデータを指定のファイルに追加します。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定のチャネルに更新通知を送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookの「メールを受信したら」の設定では、フローを起動する間隔や、対象としたいメールフォルダのIDを任意で指定してください。
• OCR機能の「テキストからデータを抽出する」では、抽出の対象とするテキストや、抽出したい項目（例：会社名、氏名など）を任意で指定できます。対象のテキストには前のステップで取得したメール本文などのアウトプットを活用できます。
• Microsoft Excelの「レコードを追加する」では、データを追加したいファイルのドライブIDやアイテムID、シート名、テーブル範囲などを指定します。追加する各項目の値には、OCR機能で抽出したデータのアウトプットを設定してください。
• Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」では、通知先のチームIDやチャネルID、送信するメッセージ内容を任意で設定できます。

■注意事項

• Outlook、Microsoft Excel、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。