Outlookで出欠メールを受信したら、Zoomのウェビナーに登録者を追加してメールを送信する

■概要

ウェビナー開催の準備は多岐に渡りますが、特に出欠確認メールへの対応と参加者リストへの登録作業は、手間がかかる業務の一つではないでしょうか。
Outlookで受信したメールの内容を確認し、手作業でZoomのウェビナーへ登録者を追加する作業は、時間もかかり入力ミスも起こりえます。
このワークフローを活用すれば、Outlookで特定の出欠メールを受信した際に、その情報から自動でZoomのウェビナーに登録者を追加します。
さらに、確認メールを送信するまでの一連の流れを自動化できるため、情報共有の精度向上が見込めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookでウェビナーの出欠連絡を受け付け、手作業でZoomに登録している方
• ウェビナー参加者への登録完了メールの送信を自動化したいと考えている方
• 手作業による情報登録の漏れや遅延、メール送信ミスをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信からZoomへの登録者追加、確認メール送信までを自動化することで、これらの作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手作業による情報の転記ミスや、登録漏れ、メールの送信忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとZoomをYoomへ連携します。
2. トリガーでOutlookの「特定の件名のメールを受信したら」といったアクションを設定します。この設定で、指定した件名のメールを受信した際にフローが起動します。
3. 次に、AI機能「テキストからデータを抽出する」を選択し、受信したメール本文から参加者の氏名やメールアドレスなどの情報を抽出するように設定します。
4. 続けて、Zoomの「ウェビナーに登録者を追加」アクションを設定します。前段で抽出した参加者の情報を利用して、指定したウェビナーに自動で登録します。
5. 最後に、「メールを送る」アクションを設定します。ウェビナーへの登録が完了した参加者に対して、確認メールなどを自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「テキストからデータを抽出する」では、前段のアクションで取得した情報の中から、どのようなデータ（例：氏名、メールアドレス）として抽出するかを細かく設定できます。
• 「ウェビナーに登録者を追加」では、登録対象のウェビナーIDを事前に指定する必要があります。
• 「メールを送る」では、送信先のメールアドレス（通常は前段で取得した参加者のメールアドレス）、件名、本文を自由にカスタマイズできます。本文には、固定のテキストだけでなく、前段のアクションで取得した参加者名などの情報を変数として埋め込むことが可能です。

■注意事項

• Outlook、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。