■概要
日々の業務でGmailに届く依頼や情報を、都度Togglへ手作業でタスク登録するのは手間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れの原因にもなりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、その内容からAIが情報を抽出し、Togglへ自動でタスクを作成できるため、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとTogglを日常的に利用し、手作業での情報連携に非効率を感じている方
- メールでのタスク依頼が多く、Togglへの登録漏れや遅延を防ぎたいチームリーダーの方
- タスク管理の精度向上と時間短縮を実現し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで受信したメール内容をTogglへ手動で転記する手間を省き、タスク作成にかかる時間を短縮することができます。
- メールからの情報転記ミスやタスクの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なタスク管理の実現に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとTogglをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信メールの本文などからタスク作成に必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでTogglを選択し、「Create Task」アクションを設定し、抽出した情報をもとにタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定において、自動化の対象としたいメールに付与するラベル名を任意で指定してください。
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」オペレーションでは、抽出対象とするメール本文の箇所、抽出したい具体的な項目（例：タスク名、期限、担当者など）、そしてAIへの指示内容を、実際の業務内容に合わせて詳細に設定してください。
- Togglの「Create Task」オペレーションでは、作成するタスクの名称（Task Name）、関連付けるプロジェクトのID（Project Id）、およびワークスペースのID（Workspace Id）などを、利用環境に応じて正確に設定してください。
■注意事項
- Toggl、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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