フォームに送信されたPDFファイルを結合して、Chatworkに通知する

■概要

フォームから送信される複数のPDFファイル、一つ一つ手作業で結合して関係者に通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、手作業によるファイルの取り違えや通知漏れといったミスも気になるところです。このワークフローを活用すれば、フォームへの送信をきっかけにPDFファイルの結合からChatworkへの通知までを自動化でき、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受け取ったPDFファイルの結合と通知作業に手間を感じている総務や営業事務担当の方
• Chatworkを利用して日々の業務連絡を行っており、ファイル共有の効率化を考えている方
• 手作業によるPDFの結合ミスや通知漏れを防ぎたいと考えているチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信後のPDF結合とChatworkへの通知が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手作業によるファイルの取り違えや結合順の誤り、通知漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ChatworkをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで、フォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。この際、フォームにファイルの添付項目を設定することが可能です。
3. 次に、オペレーションで、データ変換機能の「PDFファイルを結合する」アクションを設定し、フォームから送信された複数のPDFファイルを1つのファイルにまとめます。
4. 最後に、オペレーションで、Chatworkの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、結合されたPDFファイルを指定のチャットにアップロードして通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガー機能では、氏名や提出日、ファイルの種類など、収集したい情報に合わせて入力項目を任意で設定してください。
• PDFファイルを結合するアクションでは、結合後のファイル名に、フォームで入力された申請者名や日付といった情報を変数として動的に設定したり、あるいは「【要確認】〇〇関連資料」のような固定のファイル名を指定したりすることができます。
• Chatworkへのファイルアップロード設定では、通知先のチャットルームを任意で選択できます。また、通知メッセージの本文には、固定のメッセージだけでなく、フォームで取得した情報（例：提出者名、ファイルの内容に関するコメントなど）を変数として埋め込むことで、より具体的な通知が可能です。

■注意事項

• ChatworkとYoomを連携してください。