■概要
Microsoft Teamsでのコミュニケーション内容は、しばしばタスク化が必要ですが、その都度ClickUpに手動でタスクを作成し、関連ファイルを添付する作業は手間がかかるのではないでしょうか？特に情報伝達のスピードが求められる中で、こうした手作業は業務のボトルネックになったり、入力漏れの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャンネルへの投稿をトリガーに、AIが内容を解析しClickUpへ自動でタスクを作成、さらにファイルを添付するため、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsの投稿からClickUpへのタスク起票を手作業で行っている方
- タスク作成時のファイル添付忘れや、情報の転記ミスを減らしたい方
- チーム内のコミュニケーションとタスク管理の連携をより効率化したいマネージャー
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへの投稿後、自動でClickUpにタスクが作成されファイルも添付されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるタスク作成漏れや、ファイル添付のミス、情報の転記ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、ClickUpをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャンネルでメッセージが送信されたら」というアクションを設定し、監視したいチャンネルを指定します。
- メッセージにファイルが添付されている場合を考慮し、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、Microsoft Teamsのメッセージ本文からタスク名や詳細などの情報を抽出するよう指示します。
- 次に、オペレーションでClickUpの「タスクを作成」アクションを設定し、抽出した情報や固定値を元にタスクを作成します。
- 最後に、オペレーションでClickUpの「タスクにファイルを添付」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを作成したタスクに添付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のオペレーションでは、Microsoft Teamsのメッセージから抽出したい項目（例：タスク名、担当者、期限など）や、抽出の指示内容（プロンプト）をユーザーの業務に合わせて自由にカスタムしてください。
- ClickUpでタスクを作成するオペレーションでは、タスクの担当者、リスト、ステータス、優先度などを固定値で設定したり、AI機能で抽出した情報を変数として埋め込んだりするなど、柔軟なカスタムが可能です。
■注意事項
- Microsoft Teams、ClickUpのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
