メールで受信した内容からClickUpにタスクを自動作成する

■概要

日々の業務で受信するメールの中から、対応が必要なものを都度ClickUpへタスクとして手動で登録する作業は手間がかかり、時には入力ミスや対応漏れの原因となることもあります。このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信した際にAIがメール内容からタスク情報を抽出、自動でClickUpにタスクを作成するため、これらの課題を解消して業務の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 受信メールの内容を基に、ClickUpでタスクを手作業で作成している方
• メールからの情報転記ミスを減らし、タスク管理の精度を向上させたいチーム
• 定型的なタスク作成業務を自動化し、より重要な業務へ注力したい方

■このテンプレートを使うメリット

• メール受信からClickUpへのタスク作成までの一連の流れを自動化し、手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業による情報転記時の入力間違いや、タスク作成の漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ClickUpをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとして「メールトリガー機能」を選択し、「メールトリガー」アクションを設定して、特定の条件（例：特定の差出人、件名など）のメールを受信した際にフローが起動するようにします。
3. 続いて、オペレーションで「AI機能」を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定して、受信メールの本文や件名からタスク名、期限、内容などの情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションで「ClickUp」を選択し、「タスクを作成」アクションを設定して、AI機能で抽出した情報をもとにClickUpへタスクを自動で作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• メールトリガーの設定では、特定のメールアドレスからの受信、件名に特定のキーワードが含まれる場合など、フローを起動する条件を細かく指定できます。
• AI機能の「テキストからデータを抽出する」オペレーションでは、抽出したい項目（例：顧客名、依頼内容、希望納期など）や、どのような形式で抽出するかを指示内容（プロンプト）で具体的に設定することが可能です。
• ClickUpの「タスクを作成」オペレーションでは、タスクのタイトル、詳細、担当者、期日、リストなどを、固定値として入力したり、選択肢から選んだり、前段のAI機能で取得した値を動的な変数として埋め込むなど、柔軟なカスタマイズが可能です。

■注意事項

• ClickUpとYoomを連携してください。