Asanaで新しいタスクが追加されたら承認依頼を送信して、承認後Outlookでメールを送信する
Asanaで新しいタスクが追加されたら承認依頼を送信して、承認後Outlookでメールを送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Asana
を自動連携できます。
■概要
Asanaでタスクを管理しているものの、新しいタスクが発生するたびに手動で承認依頼を送り、承認後にOutlookで関係者にメール通知をする作業は手間がかかるのではないでしょうか。この手作業は、対応漏れや連絡ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Asanaへのタスク追加をきっかけに、承認依頼からOutlookでのメール送信までの一連の流れを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asanaでのタスク管理において、承認依頼や関係者への通知を自動化したい方
- 手作業によるOutlookでのメール連絡に手間を感じ、ミスを減らしたいと考えている方
- タスクの発生から関係者への連携までを標準化し、業務効率を改善したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaへのタスク追加を起点に承認依頼とOutlookでのメール送信が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 承認依頼の送り忘れやメールの宛先間違いといった、手作業による連絡ミスやヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「担当者に対応依頼」アクションを設定し、承認フローを組み込みます。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、承認が完了したタスクに関する情報を指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、自動化の対象としたいワークスペースIDやプロジェクトIDを任意で設定してください。
- 担当者への対応依頼オペレーションでは、承認を依頼する担当者や依頼内容の詳細などを、実際の業務に合わせて設定することが可能です。
- Outlookでのメール送信設定では、通知先のメールアドレスを自由に設定できるほか、メールの本文に固定のテキストや、Asanaで取得したタスク名などの情報を変数として埋め込むことができます。
■注意事項
- Asana、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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